Með nýrri reglugerð er reglugerð nr. 310/1997 felld úr gildi. Málsmeðferð Hugverkastofunnar varðandi umsóknir og síðar skráningar hefur nú verið útfærð nánar. Helstu nýmæli eru þessi:
Í 2. gr. er að finna lista yfir orðskýringar þar sem helstu hugtök á þessu sviði eru útskýrð. Til að mynda er nú skilgreint við hvaða tímamark skráningardagur miðar og þar með upphaf notkunarskyldu. Þegar endanleg skráning liggur fyrir er skráningarskírteini til staðfestingar gefið út, sbr. 18. gr.
Til þess að skýra nánar þær kröfur sem gerðar eru til merkja um skýrleika o.fl., sem settar eru fram í 2. gr. laganna, er kröfum til framsetningar á merki lýst í 7. gr. Tilgreindar eru helstu tegundir merkja og útlistað á hvern hátt þær skuli tilgreina í umsókn um skráningu merkis. Varði umsókn aðra tegund merkis en þarna er talin upp þarf lýsing að fylgja með umsókn. Ávallt er þó heimilt að leggja inn lýsingu. Tæknilegar kröfur til umsókna koma fram í 8. gr. en þeim er að öðru leyti lýst hverju sinni á vefsíðu Hugverkastofunnar.
Hugverkastofan fer samkvæmt 76. gr. ekki lengur fram á að umboðsskjal sé lagt fram þó umboðsmaður sé tilnefndur. Kröfur 35. gr. laganna um það í hvaða tilvikum skylt sé að tilnefna umboðsmann stendur þó óbreytt. Þrátt fyrir þessa tilslökun getur Hugverkastofan ávallt kallað eftir staðfestingu á umboði ef þess gerist þörf.
Málsmeðferð vegna umsókna og skráninga eru gerð skýr skil, frestir eru settir fram með gagnsærri hætti en áður þó Hugverkastofan hafi í einhverjum tilvikum svigrúm til mats á því hvað telst hæfilegur frestur. Málsmeðferð hefur nú verið sett ákveðið hámark og er miðað við að ákvörðun liggi fyrir í máli að 24 mánuðum liðunum frá því það hefst. Málsmeðferð vegna ábendinga á umsóknarstigi er útfærð í 16. gr. og málsmeðferð vegna andmæla, ógildingar og niðurfellingar hefur verið útfærð með hliðsjón af breyttum lagaákvæðum, sbr. VI-VIII. kafla reglugerðarinnar.
Hugverkastofan hefur nú heimild til að sameina mál, þ.e. úrskurða í einu lagi um kröfur ólíkra málsaðila eða í einu lagi um eðlislík mál í eigu sama aðila. Í tilteknum tilvikum er heimilt að fresta málsmeðferð, bæði að eigin frumkvæði stofnunarinnar en einnig í andmælamáli, vilji aðilar máls leita sátta. Þá er kveðið á um frestun réttaráhrifa í þeim tilvikum sem endanlegrar niðurstöðu er beðið fyrir áfrýjunarnefnd eða dómstólum í þeim málum sem fara þá leið.
Tvö ákvæði reglugerðarinnar taka ekki gildi fyrr en 1. apríl 2021. Annars vegar verður þá á grundvelli 4. gr. heimilt að leggja vöru- og/eða þjónustulista vegna landsbundinna umsókna fram á ensku. Eftir sem áður er stofnuninni heimilt að kalla eftir þýðingu ef þörf þykir. Hins vegar verður með 4. mgr. 7. gr. afnumin sú túlkun að merki í svart/hvítum lit nái til allra mögulegra litasamsetninga.