Þjóðskjalasafn Íslands samþykkir fyrstu rafrænu skil Hugverkastofunnar

Þjóðskjalasafn Íslands hefur samþykkt vörsluútgáfu rafræns málasafns Hugverkastofunnar fyrir tímabilið 2014–2018. Um er að ræða fyrstu rafrænu skil stofnunarinnar og mikilvægan áfanga í rafrænni skjalavörslu hennar.

Málasafnið telur yfir 54.000 mál sem urðu til á tímabilinu. Samkvæmt lögum ber opinberum aðilum að afhenda málasöfn sín til varanlegrar varðveislu og er hvert rafrænt skjalavörslutímabil að hámarki fimm ár.

Undirbúningur skilanna tók nokkur ár og var verkefnið leitt af skjalastjóra Hugverkastofunnar. Öll mál tímabilsins voru yfirfarin og skjöl þeirra undirbúin fyrir rafræn skil, meðal annars með umbreytingu í viðeigandi varðveislusnið. Að því loknu var unnin vörsluútgáfa sem verður varðveitt til frambúðar hjá Þjóðskjalasafni Íslands.

Vinnan við skilin gekk mjög vel og með samþykkt vörsluútgáfunnar hefur verið staðfest að framkvæmd skilanna uppfylli settar kröfur. Fram hefur komið að sjaldgæft sé að jafn fá frávik sé að finna í svo stóru málasafni.

Næsta skref er undirbúningur rafrænna skila fyrir tímabilið 2019–2023, en áætlað er að afhending þeirra fari fram í ársbyrjun 2027. Sú reynsla sem fengist hefur við þessi fyrstu skil mun nýtast við áframhaldandi þróun og styrkingu skjalastjórnunar hjá Hugverkastofunni.